يقضي المديرون الكثير من وقتهم في الاجتماعات. لكن بعض الموظفين المبتدئين يستخدمون الاجتماعات لعرض أنفسهم. أو يدعون رئيسهم للمساعدة في العمل الذي ينبغي عليهم القيام به. في كلتا الحالتين ، فإن مثل هذه الاجتماعات تضيع وقتك.
فيما يلي خمسة أسئلة يجب عليك (أو مساعدك) طرحها قبل الموافقة على حضور الاجتماع.
1) أين جدول الأعمال؟ الاجتماع بدون جدول أعمال هو بمثابة رحلة بدون خريطة ؛ سوف تضيع دائما وقتك. بمجرد أن يكون لديك جدول الأعمال ، تأكد من أنه يتكون من أكثر من قائمة كلمات لأن هذا يكاد يكون عديم الفائدة. يوفر جدول أعمال الاجتماع الفعال وصفًا كاملاً لكيفية استمرار الاجتماع.
2) ما هو الهدف؟ هل يسعى الكرسي إلى اتفاق أم حل أم خطة؟ إن معرفة الهدف يمنحك السبق في المشاركة بفعالية. كن حذرًا من الاجتماعات التي تُعقد لمجرد "الحديث عن شيء ما" ، لأن هذا النوع من الاجتماعات نادرًا ما يحقق أي شيء.
3) ما هو دوري؟ تأكد من أن مشاركتك تضيف قيمة إلى الاجتماع. تجنب الاجتماعات التي يكون لديك فيها دور سطحي ، مثل معرفة ما يحدث. في هذه الحالة ، اسأل عن الدقائق. إذا كنت بحاجة للعمل على جزء فقط من جدول الأعمال ، اسأل عما إذا كان يمكنك حضور هذا الجزء فقط من الاجتماع.
4) كيف يمكنني الاستعداد؟ تأكد من معرفتك بأي بحث أو قراءات أو استبيانات مطلوبة للمشاركة. اسأل عن التوقعات للمشاركين الآخرين لأن هذا قد يؤثر على استعدادك. احضر فقط إذا كان بإمكانك الاستعداد بشكل كافٍ أو اقتراح وقت آخر للاجتماع.
5) ماذا علي أن أحضر؟ هل يجب عليك إحضار جهاز كمبيوتر محمول؟ هل سيُطلب منك تقديم عرض تقديمي؟ هل يجب عليك إحضار التقارير أو البيانات أو غيرها من المعلومات؟ تأكد من أن لديك الوقت الكافي للحصول على الأدوات والمواد اللازمة للمشاركة الفعالة.
ستساعدك هذه الأسئلة على أن تبدو ناجحًا عند حضور الاجتماعات.
ZZZZZZ