"العمل بذكاء وليس بجهد أكبر" هو كليشيه ينطلق داخل وخارج مكان العمل لسنوات. لكنها لا تزال صحيحة كما كانت دائمًا. وغالبًا ما يتم التغاضي عن النصيحة التي تعمل حقًا. يعني "العمل بذكاء" التفكير بشكل استراتيجي حول كيفية تحسين إنتاجيتك. بالنسبة للمبتدئين ، فكر في كيفية قضاء يومك المعتاد. ثم القضاء على الوقت اللصوص. كيف؟ مثله...
1. ثني الزائرين الزائدين. حرك طبق الحلوى. ضعه بعيدًا عن مكتبك. لماذا ا؟ لأن الطعام صديق عندما تحاول جذب أو مقابلة زملائك ولكنه أيضًا خصم يقطع وقتك. إذا توقف 12 شخصًا عند مكتبك لتناول الحلويات وبدأوا محادثة لمدة خمس دقائق لكل منهم ، فقد فقدت ساعة من يومك.
2. تدريب عائلتك. ضع حدودًا على المكالمات الشخصية. ذات مرة عملت بجانب مساعدة تنفيذية كانت تتلقى ما لا يقل عن عشر مكالمات يوميًا من ابنتها المراهقة. استخدم القاعدة الثلاثة أو الخمسة لأفراد الأسرة الذين يحبون الإدخال الفوري: انتظر حتى يكون لديك ثلاثة (أو خمسة) عناصر على الأقل لمناقشتها معي قبل الاتصال بمكان عملي ، ما لم يكن طلبك طارئًا أو في الوقت المناسب. ("أمي ، البيع ينتهي اليوم" لا يندرج تحت أي من هاتين الفئتين).
3. لا تنتظر شركة البريد. هل تقرأ كل بريد إلكتروني عند وصوله؟ قف! تنصح جانيت باركلي ، المنظمة المحترفة ومستشارة إدارة الوقت ورئيسة المساعد المنظم (www.OrganizedAssistant ، بدلاً من إبقاء برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك مفتوحًا وقراءة الرسائل فور وصولها ، تحقق منه مرة واحدة فقط في الصباح ومرة بعد الظهر. .com). أغلق الصوت الناجم أيضًا عن البريد الإلكتروني الوارد حتى لا تميل إلى التحقق من ذلك "مرة واحدة فقط".
4. إعادة تسليم البريد الخاص بك. إذا كان يجب عليك التحقق من بريدك الإلكتروني باستمرار لأن رئيسك يحب إرسال بريد إلكتروني تطلبه ويتوقع منك القيام بذلك (لقد قمت ببعض ذلك) ، فقم على الفور بفرز الزيادة في مجلدات إلكترونية مصنفة مثل "الرسائل الإخبارية" أو " الفواتير المستحقة. "(انطلق وأنشئ بعض المجلدات الإلكترونية الآن إذا لم يكن لديك أي منها.) وبهذه الطريقة في كل مرة تتحقق فيها من بريدك الإلكتروني بحثًا عن رسائل رئيسك ، لا تستمر رسائل البريد الإلكتروني الأخرى في جذب فضولك . ثم تصفح رسائل البريد الإلكتروني المودعة مرة واحدة في وقت لاحق من اليوم عندما يكون ذلك مناسبًا لك ، وليس المرسل.
5. كن أقل من الكمال. لا يمكنك إيقاف السلوك المثالي لرئيسك في العمل. لكن يمكنك حرفياً وضع حدود للتحكم في كمالك. على سبيل المثال ، حدد فترات زمنية قصيرة لصياغة المراسلات الأساسية. أو اجعلها قاعدة أنك ستقوم بمراجعة المراسلات مرتين فقط قبل إرسالها (غالبًا ما يتم ذلك مع تأخير قليل بين جلستي التدقيق اللغوي).
6. تحسين الأداء الخاص بك. إن طريقة توفير الوقت حقًا في مهام مثل الكتابة والتدقيق اللغوي هي أن تصبح أفضل في تلك المهام. استخدم الـ 30 دقيقة التي توفرها يوميًا مع تقليل كمالك لقراءة فصول في كتاب قواعد اللغة ، أو قم بتوسيع مفرداتك بكلمات مفيدة (انسَ معظم المقاطع الخمسة) أو خذ دورة تدريبية لكتابة الأعمال عبر الإنترنت. لا ينبغي لأحد أن يقضي ساعة في كتابة خطاب شكر ؛ ومع ذلك ، فقد رأيت ذلك يحدث عدة مرات في بيئات الشركات على جميع مستويات الموظفين.
7. اتصل أثناء خروجهم. يقول باركلي: "عند الاتصال بشخص ما لإعطاء معلومات ، اتصل عندما يحتمل أن تصل إلى بريده الصوتي". "بهذه الطريقة يمكنك ترك رسالة بسرعة وعدم الوقوع في الدردشة."
8. فكر بشكل واقعي. تقول Laura Stack ، رئيسة "The Productivity Pro" ومؤلفة كتاب "اترك المكتب مبكرًا": "لا تركز على" اللحاق بالركب "." لن تلحق بالركب أبدًا. سيكون هناك دائمًا أشياء للقيام بها أكثر من الوقت المتاح لها. يميل الناس إلى إنشاء عمل لملء أي قدر من الوقت لديهم. سينجزون نفس القدر من العمل في اجتماع مدته 45 دقيقة كاجتماع مدته 90 دقيقة. عندما يكون العمل لوقت متأخر عادة ، فإنك تميل إلى التراخي قليلاً. ولكن عندما تكون أكثر إنتاجية خلال اليوم ، ستنجز نفس القدر من العمل ... وتغادر مبكرًا ، "يوضح Stack.
9. احصل على استعداد للذهاب. يقول ستاك ، الذي يدرّس الندوات حول إدارة الوقت ، والمعلومات الزائدة ، والإنتاجية الشخصية (Laura@TheProductivityPro.com): "قم بالاستعدادات للمغادرة". "اجمع معطفك وضعه في مكان مرئي حتى يتمكن الآخرون من رؤية أنك تغلق المتجر. أغلق بابك قبل بضع دقائق من ترك الوقت حتى يعتقد الناس أنك مشغول أو قد ذهبت بالفعل."
غادر الآن! عد إلى المنزل في وقت مبكر اليوم (أو على الأقل في الوقت المحدد). ثم ربما ستبدأ يوم العمل غدًا وأنت تشعر بمزيد من الانتعاش ، مما يتيح لك أن تكون أكثر إنتاجية باستخدام نفس القدر من الساعات.
&ينسخ؛ 2004 كارين فريتشر بورتر
ZZZZZZ