هل لشركتك سياسة بريد إلكتروني؟ هل تعلم حتى أنه كان هناك شيء من هذا القبيل؟ حسنًا ، هناك ، وإذا لم يكن لشركتك واحدة ، فأنت لا تخاطر فقط بالصورة المهنية لشركتك ، ولكن أيضًا تخاطر بمشاكل المسؤولية المحتملة التي قد تنشأ عن إساءة استخدام نظام البريد الإلكتروني لشركتك.
إن وجود سياسة بريد إلكتروني منشورة يحقق ثلاثة أهداف.
أولاً ، يعلم موظفيك كيفية استخدام البريد الإلكتروني بطريقة احترافية. ما هذا؟ لم تكن أبدًا حقًا ...
الكلمات الدالة:
الأعمال الصغيرة البريد الإلكتروني البريد الإلكتروني سياسة تكوين والاستجابة تيم نوكس
نص المقالة:
هل لشركتك سياسة بريد إلكتروني؟ هل تعلم حتى أنه كان هناك شيء من هذا القبيل؟ حسنًا ، هناك ، وإذا لم يكن لشركتك واحدة ، فأنت لا تخاطر فقط بالصورة المهنية لشركتك ، ولكن أيضًا تخاطر بمشاكل المسؤولية المحتملة التي قد تنشأ عن إساءة استخدام نظام البريد الإلكتروني لشركتك.
إن وجود سياسة بريد إلكتروني منشورة يحقق ثلاثة أهداف.
أولاً ، يعلم موظفيك كيفية استخدام البريد الإلكتروني بطريقة احترافية. ما هذا؟ لم تفكر أبدًا كثيرًا في رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلها موظفوك؟ حسنًا ، يجب عليك ذلك ، لأن رسائل البريد الإلكتروني غير المهنية وغير المهتمة لا تنعكس على الموظف فحسب ، بل تنعكس عليك وعلى شركتك أيضًا.
من المحتمل ألا يقوم معظم موظفيك بالتدقيق الإملائي في رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلونها إلى عملائك وشركائك. تزداد احتمالات قيامهم بإرسال عناصر أخرى عبر نظام البريد الإلكتروني لشركتك مما قد يؤدي إلى مقاضاتك.
ضع في اعتبارك هذا: إذا أرسل أحد موظفيك بريدًا إلكترونيًا إلى موظفة يمكن اعتبارها مضايقة بطبيعتها ، فقد يتم الحكم عليك بأن تكون مسؤولاً بنفس القدر عن الأضرار عندما يأتي محاميها للاتصال مع دعوى مضايقة في متناول اليد.
يساعد إنشاء سياسة بريد إلكتروني للشركة أيضًا على وضع القواعد الأساسية للاستخدام الشخصي للبريد الإلكتروني للشركة. عندما يكون الموظف على مدار الساعة ، باستخدام جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، وشبكتك ، ومواردك ، يجب أن يفهموا أنه لا ينبغي إرسال رسائل البريد الإلكتروني الشخصية أو استلامها باستخدام نظام البريد الإلكتروني للشركة.
يمكن أن تكون هذه قاعدة صعبة التنفيذ ، نظرًا لأن الأطفال الآن يرسلون رسائل إلكترونية إلى أمهاتهم في العمل بعد المدرسة وأن يقوم مدربي كرة القدم بإرسال بريد إلكتروني إلى الجميع ، ولكن كقاعدة عامة ، لا ينبغي السماح بالاستخدام الشخصي لنظام البريد الإلكتروني للشركة.
تساعد سياسة البريد الإلكتروني الفعالة للشركة أيضًا في تغطية الجانب الخلفي لشركتك ضد المسؤولية. خذ المثال أعلاه بشأن دعوى المضايقة المحتملة الناتجة عن رسالة بريد إلكتروني مهينة. إذا كانت شركتك لديها سياسة بريد إلكتروني محددة بوضوح والتي توضح بالتفصيل ما يعتبر غير مناسب ، يمكنك تقليل مسؤولية الشركة عن طريق إثبات أن الموظفين قد تم تدريبهم على الاستخدام الصحيح للبريد الإلكتروني.
إذا تمكنت من إثبات أن الموظفين يعرفون أن إرسال رسائل البريد الإلكتروني هذه غير مقبول بموجب سياسة الشركة ، فيمكن تقليل مسؤوليتك بشكل كبير.
يمكن أن يمنحك وجود سياسة بريد إلكتروني جيدة أيضًا ميزة تنافسية على المنافسة. نظرًا لأن البريد الإلكتروني يصبح وسيلة الاتصال الاحترافية المفضلة ، فإن إنشاء رسائل بريد إلكتروني احترافية ومدروسة يمكن أن يضع شركتك حقًا في المقدمة.
يمكنني أن أخبرك من التجربة أنني فزت بالفعل بالعقود لمجرد أن العميل أعجب بأني رددت على بريده الإلكتروني بسرعة واحترافية. بعبارة أخرى ، لقد ربحت آلاف الدولارات لمجرد أنني استجبت بسرعة واستخدمت المدقق الإملائي. هل هذه دولة عظيمة أم ماذا؟
كيف تنشئ سياسة بريد إلكتروني؟ إذا كانت لديك سياسات أخرى قائمة ، مثل تلك التي تتعلق بالاتصالات التجارية ، والوصول إلى المواد السرية ، والاستخدام الشخصي للهاتف ، والتحرش الجنسي ، وما إلى ذلك ، فيجب أن تكون قادرًا على إنشاء سياسة بريد إلكتروني باستخدام السياسات الحالية كإرشادات.
إذا كنت بحاجة إلى البدء من الصفر ، فلا يزال بإمكانك كتابة السياسة بنفسك مع القليل من الوقت والبحث ، ومع ذلك ، تعتمد العديد من الشركات على مستشارين محترفين للقيام بالمهمة نيابة عنهم. عندما تدرك أهمية سياسة البريد الإلكتروني وتفهم تداعيات عدم وجود سياسة بريد إلكتروني ، فإنك توافق على الأرجح على أن أموالها تُنفق جيدًا.
لا يجب أن تكون سياسة البريد الإلكتروني وثيقة طويلة ومعقولة. معظم السياسات لا يزيد طولها عن بضع صفحات ، ومكتوبة بلغة إنجليزية بسيطة يمكن لكل موظف فهمها بسهولة.
يكمن مفتاح نجاح سياسة البريد الإلكتروني لشركتك في تدريب موظفيك. لا يمكنك فقط وضع سياسة وتتوقع أن يتبعها الجميع بشكل أعمى. بمجرد كتابة السياسة ، يجب توزيعها على الموظفين ويمكن أن تصبح جزءًا من عقود العمل المستقبلية. اشرح السياسة لموظفيك واطلب منهم قراءتها والتوقيع عليها للإشارة إلى أنهم يفهمون القواعد ويلتزمون بها.
تدرك العديد من الشركات الآن أهمية البريد الإلكتروني وتنظم ندوات تدريبية لا تعلم موظفيها فقط كيفية الالتزام بالسياسة ، ولكن كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها أيضًا.
إليكم نجاحكم!