تصفح أي كتاب إدارة هذه الأيام وستندهش من عدد المفاهيم التي ظهرت في العقد الماضي: تحليل SWOT ، وإعادة هندسة العمليات التجارية ، وإدارة علاقات العملاء ، والميزة التنافسية ، وأدوات التحليل ، وأدوات الإصلاح ، وأدوات القياس .
الكلمات الدالة:
الحزام الأخضر ، الإدارة ، الجانت ، الحزام الأسود ، التدفق الهزيل
نص المقالة:
تصفح أي كتاب إدارة هذه الأيام وستندهش من عدد المفاهيم التي ظهرت في العقد الماضي: تحليل SWOT ، وإعادة هندسة العمليات التجارية ، وإدارة علاقات العملاء ، والميزة التنافسية ، وأدوات التحليل ، وأدوات الإصلاح ، وأدوات القياس .
أحد المصطلحات المستخدمة بشكل متكرر (والمبالغة في استخدامها) هو التخطيط الاستراتيجي. انظر إلى أي شركة متوسطة إلى كبيرة ، ونحن على يقين من وجود نائب رئيس واحد على الأقل للتخطيط الاستراتيجي. إذا فكرت في الأمر حقًا ، يكفي أن تقول "التخطيط" لأن التخطيط يعني ضمناً أن هناك بعض الإستراتيجيات المتضمنة. ويكفي أيضًا أن نقول "وضع الإستراتيجيات" لمجرد أنها تعني ضمناً أن التخطيط متضمن.
ما الذي يجعل التخطيط الجيد في سياق التغيير؟
1. لا تكتفي بالعصف الذهني مع أعضاء الفريق. قم بتدوين الأفكار التي تستحق المراجعة. هل سبق لك أن دخلت إلى غرفة ولاحظت أن الحاضرين في الاجتماع يتحدثون بالكلام ويحاولون التفوق على بعضهم البعض ولكن لا يبدو أن أحدًا يدون أي شيء؟ عندما يتم طرح الأفكار ، يجب على شخص ما تدوين الملاحظات. في نهاية اليوم ، من سيتذكر تلك الأفكار التي قال لها الجميع "آها!"
من خلال وضع المناقشات في ورقة ، يمكن لأعضاء الفريق أن يقرروا في الجلسة التالية ما هي القضايا التي تستحق المناقشة المتكررة.
2. تنظيم الأفكار بالبدء بالأساسيات. فيما يلي مثال على كيفية تنظيم التخطيط الخاص بك:
سؤال: ما التغيير المحدد الذي نريد تنفيذه في قسم خدمة العملاء؟
الإجابة: قم بتضمين تحول آخر لاستيعاب العملاء من آسيا. هذا يعني أننا بحاجة إلى أن يعمل الناس من الساعة 9 مساءً حتى 5 صباحًا في اليوم التالي.
سؤال: كم عدد الأشخاص الذين نحتاجهم؟
الإجابة: لنبدأ بالرقم أربعة ونرى ما إذا كنا بحاجة إلى إضافة إلى هذا الرقم.
سؤال: ما هي اللغات التي ننظر إليها؟
الإجابة: نظرًا لأن الصين هي أكبر أسواقنا ، فنحن بحاجة إلى متحدثي لغة الماندرين والكانتونية. ربما نحتاج أيضًا إلى أشخاص يجيدون الهندية والكورية.
سؤال: إذن ما هو الوقت المناسب لتنفيذ وردية منتصف الليل هذه؟
الإجابة: في غضون شهرين - لمواءمة ذلك مع إطلاق منتجاتنا في شنغهاي.
سؤال: كم سيكلف هذا من حيث القوى العاملة والمرافق؟
الإجابة: ستتبع التفاصيل ، لكننا ننظر إلى رقم تقريبي قدره 75000 دولار في السنة.
من خلال تقسيم المناقشات إلى مكونات أصغر ، يكون من الأسهل تحديد الاتجاه والأهداف الواقعية. تخيل موقفًا يقول فيه أعضاء الفريق ، "نحتاج إلى المزيد من موظفي خدمة العملاء" دون شرح كيف ولماذا ومتى وأين ومن.
3. بمجرد تسوية معلومات "بدء التشغيل" ، فكر في المشاكل والعقبات المحتملة التي من المحتمل أن تواجهها مع الحلول المحتملة. قائمة المشاكل هو الجزء السهل. المهمة الأصعب هي تدوين الحلول الممكنة. لنأخذ المثال أعلاه:
المشكلة المحتملة رقم 1: قد نتمكن من توظيف أشخاص يتحدثون هذه اللغات ولكن ليس لديهم خبرة في خدمة العملاء:
الحلول الممكنة: (أ) تجنيدهم على أي حال ثم تدريبهم على خدمة العملاء ، (ب) معرفة ما إذا كان هناك موظفين في فرعي الصين والهند يمكن مضاعفتهم كممثلين للعملاء (ج) الاستعانة بمصادر خارجية لخدمة العملاء في منتصف الليل لمزود البلد أو (د) اسأل الموردين والموزعين عما إذا كان بإمكانهم تقديم حل.
المشكلة المحتملة رقم 2: قد لا تسمح الإدارة بميزانية قدرها 75 ألف دولار.
الحلول الممكنة: (أ) إعداد الحجج التي تبرر التكلفة ، (ب) الخروج بإحصائيات فعلية ومتوقعة حول عدد الأشخاص من آسيا الذين يتصلون بنا أو يرسلون إلينا بالبريد الإلكتروني أسبوعياً للسؤال عن المنتج ، (ج) كم يمكن زيادة المبيعات نتوقع إذا قمنا بتعزيز خدمة العملاء لخدمة العملاء الآسيويين حصريًا ، (د) قم بعمل مخطط مقارنة للمنافسين الذين لديهم بالفعل قسم خدمة عملاء يخدم آسيا ويقومون بعمل جيد للغاية.
4. "فقط افعلها." أحد أسباب فشل المجموعة فشلاً ذريعًا في تنفيذ خطة ما هو أن هناك عنصرًا من الكسل أو تضاؤل الحماس عندما تتلاشى الإثارة الأولية. بأخذ نفس المثال أعلاه ، فقد مر أسبوع ولم تتم كتابة مبرر إضافة وردية منتصف الليل لإرسالها إلى الإدارة. عندما يُسأل الشخص المكلف بذلك عن السبب ، يقول ، "لقد اكتشفت أن السيد جونز خارج المدينة لمدة ثلاثة أسابيع. لذلك لم أفعل ذلك ". ما فشل هذا الشخص في فهمه هو أنه حتى لو كان السيد جونز بعيدًا ، فيمكنه التعامل مع الحجج ويمكنه حتى إرسالها عبر البريد الإلكتروني إلى السيد جونز. لماذا الانتظار؟ افعل ذلك!
5. تقييم خطتك بشكل دوري. يمكن للظروف أن تفرض تغييرًا في الأولويات ، لذا فإن النظر إلى الخطة من وقت لآخر سيساعدك على تحديد ما إذا كان يلزم إجراء تغييرات.
أنت بحاجة إلى خطة للعمل معها.