لكل فرد منظور فريد لما يشكل "اجتماعًا نشطًا". قد يعتقد البعض أن الاجتماع النشط يجب أن يكون مفعمًا بالحيوية وسريع الخطى ؛ قد يعتقد الآخرون أن الاجتماع يكون نشيطًا عندما يغادرون وهم يشعرون بالنشاط والارتياح.
بغض النظر عن وجهة نظرك الشخصية للاجتماعات النشطة ، يمكنك زيادة احتمالية أن تكون اجتماعاتك أكثر إرضاءً من خلال تشجيع مجموعتك على اعتماد إجراءات معينة كمعيار. فيما يلي بعض الإجراءات الأساسية ، إذا كنت ترغب في المشاركة في اجتماعاتك النشطة.
توضيح الغرض. الهدف الواضح للمجموعة منذ البداية يساعد في توضيح جميع الاعتبارات والإجراءات الأخرى.
خلق مناخ للمشاركة. عندما يكون ذلك ممكنًا ، رتب لراحة المشاركين. فيما يلي بعض الاقتراحات التي يجب مراعاتها:
* تقديم بطاقات الأسماء إذا كانت المجموعة كبيرة أو مليئة بالغرباء ؛ * ضع الكراسي ليراها الجميع ؛ * إتاحة الفرصة للجميع للتحدث ؛ * حماية حقوق الأفراد في إبداء الرأي المخالف وتغيير آرائهم.
اشرح القواعد الأساسية. دع أعضاء المجموعة يعرفون ما هو متوقع ؛ التحقق من فهمهم وقبولهم للإجراءات. اسأل عما إذا كانت لديهم أسئلة حول قواعد أساسية معينة أو أعطهم خيارات تساعدهم على تفسير القواعد الأساسية. إذا كانت المجموعة جديدة ، فتأكد من مشاركة الأعضاء في وضع هذه القواعد.
حدد الأهداف). تطوير أهداف الاجتماع مع المجموعة والرجوع إليها مع تقدم الاجتماع. عند الوصول إلى الأهداف ، تأكد من الاعتراف والتصفيق لأفراد معينين والمجموعة ككل.
كشف الأجندة. الإعلان عن البنود التي سيتم تغطيتها وهيكل الاجتماع وعملية. تؤكد الأجندات المكتوبة على تركيز الاجتماع وتجذب انتباه المشاركين. عندما يكون ذلك عمليًا ، اسمح لأعضاء المجموعة بالمشاركة في إعداد جدول الأعمال. تسمح جداول الأعمال الموزعة مسبقًا للمشاركين بالتفكير في البنود المهمة حتى يكون الاجتماع أكثر إنتاجية وذات مغزى.
كن موجهًا نحو المهام. ركز على المهمة وليس على الشخصيات أو الأمور غير ذات الصلة. كن حذرًا ، مع ذلك ، ألا تكون موجهًا نحو المهام بحيث تتغاضى المجموعة عن العلاقات الشخصية أو تغيرها بشكل قصير.
استمع إلى الكل. الاعتراف بأعضاء المجموعة وأفكارهم. لا يجب متابعة جميع الأفكار أو استخدامها أو تقييمها ، ولكن يجب تلقيها جميعًا. يتخذ القادة والمشاركون الخطوة الأولى في إظهار أنهم يستمعون من خلال الاتصال المباشر بالعين مع المتحدث. يعد استدعاء المشاركين بالاسم والإشارة إلى التعليقات التي قدموها مؤشرات على أن أعضاء المجموعة يستمعون لبعضهم البعض.
مراقبة الطاقة. إذا تضاءلت حيوية المجموعة ، لاحظ واتخذ إجراءات للعمل بطاقة منخفضة. في بعض الأحيان يكون من المناسب الإبطاء أو اقتراح الصمت أو أخذ قسط من الراحة. في أوقات أخرى ، من المناسب اتخاذ إجراء يرفع الطاقة.
التفكير معًا في كل من العملية والمهمة. تحدث مع بعضكما البعض بشكل دوري حول تصورات اجتماع أو سلسلة اجتماعات. اسأل المشاركين عما إذا كانوا راضين أو يريدون اقتراح تغييرات. قد تقترح من وقت لآخر تغييرات لاختبار استعداد المجموعة للنظر إلى نفسها. بدون وقت محدد مخصص للتفكير ، يمكن للمشاركين والقادة وضع افتراضات حول إرضاء الآخرين.
اعتنق نية التمكين. قرر أن كل اجتماع هو فرصة لتمكين الجميع. يمكنك تلبية الفرصة بالحيوية والإلهام.
أثناء إدارة الاجتماعات وحضورها ، تحتاج إلى استخدام الفطرة السليمة. كل مجموعة ، كل اجتماع فريد من نوعه. جرب للعثور على الأساليب والأسلوب الذي ينتج عنه أكثر النتائج إنتاجية لكل اجتماع.
حقوق النشر 2006 مارشال هاوس
ZZZZZZ